Znasz to uczucie, kiedy masz do załatwienia kilka z pozoru prostych zagranicznych wyjazdów biznesowych dla pracowników, a kończysz z trzydziestoma otwartymi kartami w przeglądarce i strasznym bólem głowy? Organizacja podróży służbowych w teorii brzmi prosto, ale w praktyce to swoistego rodzaju logistyczny tor przeszkód. Każda delegacja to przecież nie tylko bilet lotniczy czy kolejowy, ale także nocleg. To cała lawina innych spraw, mówiąc kolokwialnie, wymagających „ogarnięcia”: od logistyki, poprzez maile do szefa, aż po nieszczęsne zbieranie faktur. Jeśli czujesz, że obsługa podróży służbowych zjada Ci najlepsze godziny pracy, to oznacza, że rozwiązania, z których korzystasz, dawno przestały nadążać za rzeczywistością, z jaką mamy do czynienia na co dzień. Jednak uspokajam Cię, jest sposób, aby to zmienić.

Dlaczego organizacja podróży służbowych bywa tak męcząca?

Powiedzmy sobie  wprost i bardzo szczerze: sytuacja, w której podróże służbowe są rezerwowane manualnie, właściwie „na piechotę”, jest po prostu frustrująca. Gdy wpada polecenie wyjazdu służbowego, zaczyna się maraton. Trzeba znaleźć optymalne połączenia lotnicze, sprawdzić, czy noclegi w miejscu docelowym podróży służbowej są w ogóle dostępne w danym terminie, a potem modlić się, żeby szef nie odpisał, że jest „za drogo”, oczywiście po dwóch dniach czekania.

Często podróż służbowa wymaga od nas bycia jednocześnie nie tylko sekretarzem, ale także logistykiem i księgowym. Każde polecenie służbowe dotyczące wyjazdu generuje dziesiątki pytań, co sprawia, że trwanie podróży służbowej – tej mentalnej – zaczyna się przynajmniej na tydzień przed wyjściem z domu. A najgorsze jest to, że podróż służbowa w przypadku nagłych wydarzeń – odwołanego lotu czy konieczności modyfikacji planu spotkania – zamienia się w prawdziwy pożar, który gasisz przeważnie będąc w sporym stresie.

Z czym najczęściej się „boksujemy” w przypadku organizacji podróży służbowych?

• Rozproszenie: Każda podróż służbowa pracownika jest rozpisana w innym mailu, Excelu czy kalendarzu.
• Papierologia: Wszystkie dokumenty związane z podróżami służbowymi, a zwłaszcza faktury i rachunki, mają magiczną zdolność do znikania w najmniej odpowiednim momencie.

Strata czasu i pieniędzy na nieefektywne procesy związane z podróżami

Łatwo pomyśleć: „to przecież tylko kilka maili”. Ale jak policzysz czas trwania podróży służbowej łącznie z planowaniem, wyjdą z tego grube godziny. Koszt noclegu to tylko cyfra na fakturze, a Twojego zmęczenia planowaniem nikt nie wpisuje w rubryki. Kompleksowa organizacja podróży służbowych powinna być prosta i sprawna, a nie być głównym punktem dnia. 

Tabela: Porównanie procesów zarządzania delegacjami: model tradycyjny vs nowoczesny

Jak polityka podróży służbowych ułatwia życie firmom?

Przyznaję, że słowo „polityka” brzmi dość nudno, ale w wydaniu razem firmowym z wyjazdami biznesowymi to Twój najlepszy przyjaciel. Właściwie stworzona polityka podróży służbowych to właściwie „zbiór” jasnych zasad gry. Wiesz, jakie noclegi i bilety lotnicze możesz wybrać, żeby nie było problemów z rozliczeniem. Dzięki temu każda podróż służbowa stanie się przewidywalna i spokojna.

Co może zmienić zasady gry w podróżach służbowych?

Rezerwacja hoteli, biletów lotniczych i kolejowych oraz wynajem samochodów mogą odbywać się w jednym narzędziu, bez skakania po portalach. To właśnie automatyzacja podróży pomaga ograniczyć chaos i stworzyć proces, który będzie w pełni uporządkowany. Dzięki temu to Ty masz więcej energii na spotkania z kontrahentami. Za pośrednictwem platformy takiej jak worktrips.com zarezerwujesz delegacje dla pracowników zgodnie z zasadami firmowej polityki podróży, a także wygenerujesz raporty dopasowane do Twoich potrzeb. A to wszystko ze wsparciem doświadczonych agentów, którzy są dostępni 24/7 i załatwią wszystko, czego potrzebujesz w danej podróży: ubezpieczenie podróżne, wizy czy transfer lotnisko-hotel.

Rozliczenie kosztów podróży służbowych bez bólu głowy

Znasz ten moment po powrocie, gdy na biurku ląduje sterta papierów? Rozliczenie kosztów podróży służbowych to często ta gorsza część wyjazdu. Każda podróż służbowa pracownika kończy się przecież walką o faktury. Ale w świecie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych działanie “po omacku” to już przeżytek. Dzięki narzędziom do rezerwacji online, takim jak platforma worktrips.com, pokrycie kosztów podróży służbowej nie wymaga już angażowania prywatnych pieniędzy pracowników ani czekania na zwrot tygodniami. Firma rozlicza podróże służbowe za pomocą zbiorczych faktur, z czego cieszy się już wiele działów finansowych.

Podróż służbowa to nie wszystko – postaw na bleisure

Świat idzie do przodu i być może słyszałeś już o bleisure – czyli łączeniu podróży służbowej z chwilą relaksu. To genialne podejście, bo pozwala na lepszy work-life balance, co jest mega ważne w przypadku pracownika, który dużo jeździ. Jeśli cel podróży pozwala na pozostanie jeden dzień dłużej w danym miejscu, aby zwiedzić miasto lub malowniczą okolicę, to dlaczego z tego nie skorzystać? Pobyt służbowy można bez problemu przedłużyć w celach prywatnych za pośrednictwem platformy worktrips.com. Takie rozwiązanie sprawia, że podróż służbowa przestaje być tylko obowiązkiem, a zaczyna być fajnym doświadczeniem.

Dlaczego wciąż tkwimy w utartych schematach i rezerwujemy podróże służbowe manualnie?

Często powodem, dla którego organizacja podróży służbowych w Twoim biurze wciąż wygląda tak samo jak dekadę temu, nie jest brak technologii, ale… zwykły ludzki opór przed nowym. Zmiana Excela na inteligentną platformę to przecież nie mała rewolucja. Warto zadać sobie pytanie: Czy Twoja firma mówi o innowacji, ale w rzeczywistości boi się jej jak ognia? Często wybieramy to, co znane, nawet jeśli nas to męczy, bo najzwyczajniej boimy się ryzyka. Jednak w przypadku podróży służbowych to właśnie brak innowacji generuje największe ryzyko – utratę czasu i niekontrolowane koszty. Przełamanie tego lęku i postawienie na zautomatyzowane rozwiązanie to nie tylko ulga dla zespołu, ale realny sygnał, że Twoja organizacja weszła na wyższy poziom zarządzania podróżami służbowymi.

Podsumowanie: Jak opanować podróże służbowe w firmie?

Obsługa podróży służbowych nie musi być Twoim drugim etatem. Wystarczy postawić na automatyzację i wykorzystanie nowoczesnych narzędzi. Dzięki temu życie staje się po prostu łatwiejsze. Najfajniej jest wtedy, gdy podróż służbowa, w trakcie której jesteś, nie zmusza Cię do myślenia o fakturach i rachunkach, tylko o Twoich zadaniach. Jeśli czujesz, że sprawa podróży służbowych w Twoim biurze to wciąż droga przez mękę, czas o tym pogadać. Znajdziesz nas tutaj.

Najczęstsze pytania o organizację podróży służbowych

Co może mi pomóc usprawnić organizację podróży służbowych w firmie?

Nowoczesne narzędzia to najlepszy sposób, aby usprawnić zarządzanie podróżami służbowymi. System taki jak worktrips.com automatyzuje rezerwację biletów kolejowych i lotniczych oraz hoteli i pilnuje, aby podróże służbowe były zgodne z polityką podróży obowiązującą w firmie. Zamiast tracić czas na telefony i maile, masz wszystko pod ręką w jednym miejscu.

Jak rozliczać podróże służbowe w prosty sposób?

Największym ułatwieniem są faktury zbiorcze za wyjazdy biznesowe. Dzięki temu nie musisz rozliczać każdego paragonu osobno. Dział finansowy otrzymuje zbiorcze dokumenty za wszystkie noclegi, loty i transfery lokalne w danym miesiącu. Rozliczenie kosztów podróży skraca się z godzin do kilku minut.

W jaki sposób polityka podróży pomaga trzymać delegacje pod kontrolą?

Dobrze sformułowana polityka podróży służbowych to właściwie asystent dla Twojej firmy. Dokument jasno określa limity na noclegi oraz akceptowalne koszty przejazdów. Pomaga to unikać stresujących sytuacji po powrocie, gdy okazuje się, że rozliczenie kosztów podróży przekracza założony budżet.